Как сделать карьеру секретарю?

Как сделать карьеру секретарю?

Существует ошибочное мнение, что работа секретарем не престижна и бесперспективна. В моей практике я неоднократно встречала Вице-президентов, Коммерческих директоров, директоров по персоналу, вице-президентов по маркетингу и PR и директоров по продажам, которые на первоначальном этапе своей карьеры работали секретарями или ассистентами руководителей.

Обратимся к толковому словарю живого великорусского языка Владимира Даля. Он определяет слово Администрация (от лат. «administratio» — управление) как «уряд, управление, распорядок, заведование, устроение». Из определения видно, что главные функции секретаря, офис-менеджера— это управлять, заведовать, устраивать.

Однако, в современном мире бизнеса административный персонал воспринимается как вспомогательный, и при этом коллеги забывают, что его отсутствие может серьезно осложнить, а иногда и вовсе «расстроить» работу всего офиса. Офис-менеджер воспринимается как нечто само собой разумеющееся, но стоит ему «выпасть» какой-то привычной мелочи, и может нарушиться весь процесс основной работы офиса. Например, в неподходящий момент закончится бумага или перестанет печатать принтер.

Количество секретарей и офис-менеджеров в компании зависит от ее размеров, внутренней структуры и сферы деятельности. Например, во многих государственных структурах, управляющих компаниях крупных предприятиях или холдингах административный персонал выведен в отдельный департамент и представляет собой сложноорганизованное подразделение. В небольших же компаниях — напротив, многие функции выполняет один человек.

Казалось бы, от секретаря не требуется особых знаний, навыков и умений, а на самом деле это одна из самых сложных для рекрутеров вакансия. Претендентов на такую малопрестижную должность много, однако, найти достойного и профессионального сотрудника, подчас бывает очень сложно.

Если грамотно и целеустремленно подойти к вопросу построения карьеры, то с должности секретаря может планомерно построить свою карьеру.

Рассмотрим иерархию должностей в административной сфере

Начальная стадия карьеры это секретарь на ресепшен или в приемной зоне. Такой специалист встречает гостей, принимает входящие звонки, регистрирует документацию, взаимодействует с курьерскими службами.

Далее карьера может развиваться, как минимум в двух направлениях Секретарь руководителя и отдела или Офис-менеджер.

Секретарь руководителя встречает гостей, подает чай/кофе, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию и т. д., совмещает функции секретаря руководителя. Такой специалист в компании со штатом до 25 человек может сделать карьеру до должности административного или управляющего директора, а бывали случаи и до коммерческого директора. В большой компании секретарь в дальнейшем может перейти на следующую ступень в качестве менеджера по работе клиентами. Также в таких структурах есть возможность стать Управляющим секретариатом и руководить людьми.

Офис-менеджер управляет административно-хозяйственными вопросами. В небольших компаниях это важный специалист, от профессионализма которого зависит организация жизнедеятельности компании.

Административный помощник (управляющий делами) необходим руководителям компаний с большим документооборотом. В его обязанности входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, составление документов, подготовка материалов для совещаний и переговоров.

Персональный ассистент необходим руководителям крупных предприятий и выполняет часть работы за и для руководителя, поэтому должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности своего начальника.

Заведующий личными делами руководителя необходим руководителю, который много времени проводит на работе, при этом ведет активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. А также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи, выполнение личных, несвязанных с работой обязанностей. Это доверенное лицо, которое знает обо всех личных вопросах своего руководителя.

Руководитель Административно-хозяйственной деятельностью отвечает за функционирование офиса. В его подчинении находятся офис-менеджеры компании, охрана, обслуживание помещений.

Административный директор руководит хозяйственными блоком в крупных компаниях. В его подчинении могут находиться и служба технического обеспечения, обслуживающие подразделения, охрана, управление секретарей и офис менеджеры, транспортное подразделение и даже служба по работе с персоналом. Как правило, находится в подчинении генерального директора или его заместителя.

Для построения карьеры в административной сфере большое значение имеют личные качества. Успешный секретарь, ассистент, офис-менеджер-это человек структурированный, организованный, ответственный, самостоятельный, обладающий высоким уровнем работоспособности и стрессоустойчивости. Личный помощник должен обладать блестящими коммуникативными навыками, доброжелательностью, грамотной речью, быстротой реакций. Ассистент руководителя должен быстро ориентироваться в ситуации ограниченного времени и удерживать в поле своего внимания большой объем информации.

Для того, чтобы сделать карьеру в административной сфере ищите возможность профессионального роста внутри компании. Проявляйте инициативу, расширяйте зону своей ответственности, участвуйте в корпоративной жизни, оказывайте помощь своим коллегам и повышайте свой уровень как специалиста.

Обеспечьте в офисе такой порядок, чтобы окружающие вас сотрудники чувствовали себя комфортно и знали, что вы всегда окажите им поддержку.

Для секретарей и личных помощников важно владеть иностранным языком на высоком уровне, иметь высшее образование и разбираться в вопросах ведения переговоров, осуществления деловой переписки. Ассистенты и офис-менеджеры всегда должны придерживаться деловому стилю общения и соблюдать бизнес-этикет.

В моей практике был случай подбора персональных ассистентов для руководителя крупной иностранной нефтегазовой компании. Мы вели очень тщательный отбор. В процессе поиска обращали внимание не только на уровень подготовки специалиста, на его знания и навыки, но и на внешние данные. Если хотите достигнуть самой вершины в административной сфере следите за своей внешностью, повышайте свой профессионализм и будьте готовы работать в условиях жестких временных ограничений и высоких требований.

В завершение хочу сказать, что профессиональный секретарь, офис-менеджер, ассистент или персональный помощник руководителя высоко ценится на рынке труда и его заработная плата зачастую равняется заработной плате руководителя среднего звена или начальника отдела.